A) Grundstufe (50 UE)

1. Kompetente Assistenz  - Ihre Rolle und Ihre professionelle Entwicklung

• Die Rolle im Wandel - Erwartungen an die Management-Assistenz
• Ihre Kompetenzen für heute und morgen
• Erwartungen von Chefs und Kollegen
• Verschiedene Chefs – unterschiedliche Arbeitsstile
• Chefs und Kollegen überzeugen
• Unterschied zwischen Chefentlastung und Führungsassistenz
• Die Managementaufgaben Ihrer Vorgesetzten und Ihr Anteil an seinem/ihrem Erfolg
• Delegation von Aufgaben ohne Weisungskompetenz

2. Termin und Dokumentenmanagement

• Entwicklung der passenden Ablagestruktur
• Ordnung auf dem Server
• Terminieren für andere
• Reiseplanung im Office-Management
• Elektronische Wiedervorlage
• Kalenderverwaltung für den Chef
• Outlook-Berechtigungen

3. Zeit- und Selbstmanagement

• Eigene Ziele setzen und verfolgen
• Prioritäten setzen
• Arbeitsabläufe strukturieren
• Zeitmanagement: Störfaktoren, Zeitdiebe und Co.
• Zeitfalle Perfektionismus – wann ist „gut“ gut genug?
• Zeitplanungstechniken
• Die Kunst der Selbstmotivation
• Tipps gegen Stress

B) Aufbaustufe (60 UE)

1. Kaufmännisches Recht in der Assistenz

• Rechtssicherheit für die Assistenz
• Was Sie über Verträge wissen müssen
• Aufbewahrungspflichten
• Internet und Recht
• Der richtige Umgang mit AGB´s
• Vollmachten: Unterschiede zwischen „i.A.“ und „i.V.“
• Rechte und Pflichten der Assistenz, wenn der Chef außer Haus ist
• Datenschutz

2. Kommunikation

3. Professionelle Korrespondenz mit Brief und Email

• Brief oder Email – das richtige Medium für den richtigen Zweck
• Moderner Briefstil – Floskeln vermeiden
• Ansprechender Textbeginn – überzeugender Textabschluss
• Diplomatischer Stil in schwierigen Fällen
• Empfängerorientiert schreiben -  der Leser gehört in den Mittelpunkt

4. Professionelle Gesprächsführung

• Argumentieren Sie sicher und erfolgreich
• Souverän kommunizieren: verbal und nonverbal
• Strategien für schwierige Situationen
• Kommunizieren am Telefon
• Gesprächsführung im Namen des Chefs

5. Gelassen und authentisch auftreten

6. Umgang mit Statusspielern

7. Kundenbesuche und Gästebetreuung

8. Mit Smalltalk punkten

9. Konfliktmanagement

• Konflikte aufdecken und lösen

10. Erfolgreich präsentieren

• Wer überzeug ist, überzeugt
• Starke Einstellung, starke Präsentation
• Gestaltung und Einsatz von Medien
• Der Werkzeugkasten der Visualisierung

11. Business English                                                

• General Business Procedures
• Business Organizations
• Structure and Forms of Enterprises (Fachvokabular)
• Basics of Commerce
• Contract of Sale - Payment Terms –Delivery Terms
• Business transactions – pricing policy- incoterms-documentation
• Fachvokabular
• Supply Chain Management
• Fachvokabular
• Insurance - Fachvokabular
• Email Etiquette
• General correspondence-inquiry-offers-delay in delivery
• Fachvokabular – Übungen
• Telephoning
• Answering calls- taking messages- forwarding calls
• making arrangements-appointments
• Fachvokabular
• Cultural awaremess
• International teams- teambuilding
• Business Small Talk- Day to Day conversation

C) Anwenderstufe ( 50 UE)

1. Veranstaltungsmanagement/ Projektmanagement

• Meetings vorbereiten und organisieren
• Veranstaltungen und Events erfolgreich planen und durchführen
• Bedeutung des Projektmanagements
• Grundlagen des Projektmanagements
• Die Prinzipien des Projektmanagements
• Projektphasen: Von der Planung bis zum erfolgreichen Projektabschluss
• Der rote Faden im Projekt
• Rollen und Verantwortung

2. Vorbereitung auf das projektbezogene Fachgespräch

Praktische Umsetzung der Inhalte der Grund- und Aufbaustufe mit Themen aus dem betrieblichen Umfeld der Teilnehmer